新機能のワンタイム共有を紹介
これまでKeeperでは、Keeperのアカウントを持っているユーザーにのみパスワードの共有を行うことが可能でした。また、多くの場合は同じ組織内での共有を想定してきました。
一方で、多様な働き方が増える中で、Keeperのライセンスを有していない組織外のユーザーに対しても、パスワードを共有しなければならないという状況もあるかと思います。
そうしたニーズに応える今年5月にリリースされた新機能が、今回ご紹介する「ワンタイム共有（One Time Share）」になります。
「ワンタイム共有」の特徴
「ワンタイム共有」は繰り返しになりますが、Keeperのアカウントを持たない組織外の共同作業者などにパスワードを共有する際に便利な機能です。主な特徴としては、
- 最大180日間の有効期限を設定することが可能
- メールなどでリンクを共有すれば、パスワード情報が共有
- パスワードの受け渡しは多層的に暗号化された状態で行われ、受信者の端末内で安全に復号化
- すべての通信とデータは強力な楕円曲線暗号 (ECDSA) により保護されます
- 「いつ」「誰が」「どこで」利用したかのログが作成され、テナント管理者は利用状況を確認・監査することが可能
といった点が挙げられます。
特に、有効期限の設定ができるというのは、組織外の人に共有する場合は、重要な機能になってくると思っております。また、法人向けKeeperのログ監査と同様、「ワンタイム共有」で共有されたパスワードの利用履歴も見ることが可能になっています。
機能の使い方
では、実際にどういった風に利用するのか、使い方についてご紹介したいと思います。
まず、最初に共有したい記録を選択します。その後、オプションを選択し、ワンタイム共有を選びます。
次に、ワンタイム共有タブの「ワンタイム共有を作成する」を選びます。
次に、有効期限を設定します。
そうすると、ワンタイム共有のリンクが生成されるので、リンクまたは招待メッセージをコピーして、メールやチャットなどで送ります。
ワンタイム共有が生成されると、ワンタイム共有の一覧に表示されます。また、ゴミ箱アイコンを選択することで、期限が到来する前にワンタイム共有を取り下げることもできます
共有された受取側は以下のような表示がされます。
注意点
「ワンタイム共有」を受け取った人は、最初に開いた端末でのみそのパスワードをご利用いただきます。例えば、Gmailに送られてきたワンタイム共有を、Chromeブラウザで開いた場合、そのPCとブラウザの組み合わせのみで利用することが可能です。 もし、スマートフォンなどでも利用したい場合は、再度、共有元に依頼し、ワンタイム共有を作成していただいて、追加していただくのが良いかと思います。
また、同じ理由で複数人に送る場合は、それぞれに対して「ワンタイム共有」のリンクを作成するのが良いかと思います。
管理者向けの注意点
ワンタイム共有機能は便利な反面、本来共有されるべきでない人にパスワード情報を共有しかねないというリスクもあります。 そのため、この機能は初期設定では、「利用不可」の状態になっております。 これを利用できるようにするにはロールの設定を変更する必要があります。
まとめ
いかがだったでしょうか？今回は、新しい機能である「ワンタイム共有」についてご紹介してみました。 これまでは、メールなどに直接IDとパスワードを記載したり、資料に記載したりして共有していましたが、この機能を使うことで、より安全に共有することが可能になります。
ぜひ、ご活用ください！
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