共有ドライブ機能の管理者向けガイド
shao 更新
Google ドライブで利用できる「共有ドライブ」機能に関する管理者向けのTipsをまとめました。権限に関する基礎知識共有ドライブへのアクセス権限を有するユーザーは、当該ドライブ内のフォルダやファイルに対して、等しく扱われます。その為、ドライブ内のフォルダやファイルに対して、共有ドライブのアクセス権限よりも厳しい制限を課すことはできません。一方で、ドライブ内のフォルダやファイルをドライブのユーザーグループ外のユーザーに対して付与することは、可能です。誤った権限設計共有ドライブの中に、特定のグループなどに対する専用フォルダを作成することは避けてください下位の階層に、共有ドライブ全体の権限よりも厳しい権限を適用することは不可能です設計管理するチームやプロジェクトの単位で共有ドライブを作成する特定のプロジェクト チームの大多数もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としている。ファイルのテーマが一貫している。参考: 共有ドライブとは - Google Workspace 管理者 ヘルプ1つの共有ドライブに異なる権限セットのフォルダを混在させない権限が複雑になってきたら共有ドライブを分離する階層型構造を1つの共有ドライブで表現してはいけないナビゲーションが必要な場合は「ショートカット」を使う参考: ショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする - Google Workspace ラーニング センター具体的な例コーポレート本部_HRチームHRチームからのお知らせコーポレート本部_総務チーム社内規程 (公開版)Project Fooマーケティング資料営業管理プロダクト資料全社共有"HRチームからのお知らせ" へのショートカット"社内規程 (公開版)" へのショートカットよくある質問弊社のセールスチームでは顧客ごとに案件フォルダを作成していました。共有ドライブでどのようにすればいいですか？顧客が属するセールスチーム単位 (例: 公共セクター、中小企業など) で共有ドライブを作成し、顧客単位のフォルダが必要な場合は共有ドライブ内のフォルダで整理します適切な権限があれば共有ドライブ間でファイルやフォルダを移動することが可能です機密情報のアクセスレベルをコントロールしやすい共有ドライブの設計を教えてください共有ドライブ機能では共有ドライブ全体の権限より厳しい権限を下層に適用できないため、機密情報を保管する目的の共有ドライブを専用に作成し、適切な権限者を招待することを推奨します共有ドライブの「管理者」を保有するユーザを最小限に留めます社員にはアクセス権限を広く付与したいですが、業務委託スタッフには限定的なアクセス権限を設定したいです。どうすればいいですか対象グループに以下の2つを作成します全社員社員と業務委託スタッフ部署やプロジェクトで管理している共有ドライブでは原則として「全社員」に「コメント投稿者」の権限を付与します現時点で共有ドライブの権限付与に対象グループを利用することはできません特に業務委託スタッフに公開したいコンテンツは、フォルダの共有リンクから「社員と業務委託スタッフ」に「コメント投稿者」の権限を追加で付与します最後に、業務委託スタッフ用の共有ドライブを作成し、必要なコンテンツへのショートカットを配置します共有ドライブの個数上限はありますか？特にありませんが、アクセス可能な共有ドライブが1000個を超えるとURL or 検索でしかたどり着けなくなります。移行移行はプロジェクト単位で、プロジェクトのオーナーが進めます管理者が一度にすべてのファイルを移動しようとすることは以下の理由で困難ですユースケースに応じて、適切に複数の共有ドライブに分割するための判断が難しい移動できないファイルの取り扱い (後述) への対応方法を考えにくい業務に支障がある変更に気づかないことがあるプロジェクトのオーナーが共有ドライブへのデータ移動とあわせて、チーム内にファイル管理の指針を示すことが重要です管理者による準備共有ドライブの作成は徐々にロールアウトすることができます参考: 共有ドライブのユーザーや操作を管理する - Google Workspace 管理者 ヘルプユーザーが共有ドライブにファイルを移動できるように、権限を付与します参考: 共有ドライブにコンテンツを移動する - Google Workspace 管理者 ヘルプユーザーに対してフォルダ単位での移動を許可したい場合は、専用の管理者ロールを割り当てますマイドライブのフォルダを共有ドライブに移動できる権限をユーザーに付与する管理者によるマイドライブから共有ドライブへのフォルダ移動のエクスペリエンスが向上するベータプログラムへのサインアップを推奨します参考: Google Workspace Updates: New beta makes it easier for admins to move folders to shared drives申請フォーム: Improved admin folder moves from My Drive to shared drives - Beta Signup移行にかかる制限事項を把握する共有ドライブにコンテンツを移動する - Google Workspace 管理者 ヘルプ移動できるユーザーと対象のコンテンツ自分がオーナーのファイル自分で移動できる自分が編集権限を持つファイル管理者が「ユーザーに共有ドライブへのファイルの移行を許可する」設定を行うと自分で移動できる自分がオーナーまたは編集権限を持つフォルダ自分では移動できない管理者に編集権限を付与し、管理者に移動してもらう社員のマイドライブに含まれるファイルとフォルダ管理者が移動できる他の組織のマイドライブに含まれるファイルやフォルダ移動できない移行できないコンテンツフォルダのIDマイドライブから共有ドライブに移動したフォルダは厳密には、移動ではなく「同名で新しく作成」されているフォルダIDが変わるので、フォルダに対してリンクしていた場合はリンクが破損する組織外のユーザーが所有しているコンテンツWindows / macOS 版の Googleドライブを用いて、エクスプローラやFinderでコピーを作成することはできるこの場合、ファイルIDが変わってしまうショートカットの作成も要検討option ボタンを押しながらドラッグするとショートカットが作成できるフォルダから継承されたファイルのアクセス権はコピーされない例えばフォルダに対して「全公開」をつけていた場合、共有ドライブに移動後のファイルが公開されない状態になるベータ版を利用している場合は以下の扱いになる移行時にフォルダIDが維持される組織外のユーザーが所有しているコンテンツはショートカットが作成される